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phase de tests

BIENVENUE !

Bonjour Nora

Je te remercie pour les tests que tu vas effectuer sur notre plateforme d’exemple.

Tu trouveras sur cette page plusieurs éléments qui, je l’espère, vont t’aider dans l’appropriation de notre solution.

Pour rappel, je te remets ci-dessous les liens et données de connexion

Des explications et vidéos sont disponibles plus bas sur cette page (voir la partie « aide en fonction du rôle »). Ce sont des vidéos anciennes mais elles te permettront de comprendre le processus (remarque : tu peux tester tous les formulaires)

Des améliorations encore en phase de tests mais sont déjà prévus (connexion à la base des noms de rue, possibilité pour les agents de joindre des fichiers, nouveau visuel de la page d’accueil, ouverture des tableaux de bord aux services tiers, …)

RAPPEL DU CYCLE DE VIE D’UNE DÉMARCHE ADMINISTRATIVE EN LIGNE

  • Un usager remplit une demande et la valide
  • L’agent d’accueil voit la demande et la traite (validation, rejet, transfert à un autre service, …)
  • En cas de transfert à un autre service : le service en question reçoit un mail avec un lien qui lui permet de traiter la demande
  • Le superviseur, quant à lui, à accès à un tableau de bord qui lui permet d’avoir une vue globale.

 

 

DONNEES DE CONNEXION :

EN TANT QU’USAGER (remplissage d’une démarche par l’un de vos citoyens)

EN TANT QU’AGENT D’ACCUEIL (traitement des demandes des usagers)

Rendez-vous sur le site form.macommune.online, et tu te connectes grâce aux données suivantes:
° en tant qu’agent :
Identifiant : agent@plassans.fr
Mot de passe : plassans2017

EN TANT QUE SERVICE (auquel le traitement de la demande a été transféré)

Accès via mail (envoi automatique lorsque l’agent d’accueil lui transfert la demande)

EN TANT QUE SUPERVISEUR

Rendez-vous sur le site form.macommune.online, et tu te connectes grâce aux données suivantes:
° en tant que superviseur :
Identifiant : manager@plassans.fr
Mot de passe : plassans2017

AIDES EN FONCTION DU RÔLE

AIDES EN FONCTION DU RÔLE

Remarque générale :

  • les 3 premières vidéos se basent sur un seul et même exemple : le signalement d’un dysfonctionnement et son traitement par l’administration communale

1. REMPLISSAGE PAR UN USAGER

Remarque importante : pour accéder à la plateforme en tant que demandeur, veille à ne pas être connectés sur « form.macommune.online » en tant qu’agent d’accueil ou agent superviseur (Pour en savoir plus sur ces rôles, cf. ci-dessous)

2. VÉRIFICATION PAR L’AGENT D’ACCUEIL

Accès au tableau de bord de l’agent d’accueil : form.macommune.online
° Identifiant : agent@plassans.fr / Mot de passe : plassans2017

Remarques : 
° dans la vue globale du tableau de bord, les demandes sont listées par défaut de la plus vieille à la plus récente ; des options de tri et de recherche sont disponibles (voir vidéo à 00’24)

3. TRANSFERT AU SERVICE COMPÉTENT

Un service communal est informé par mail de l’attribution du traitement d’une demande 

Quelques remarques : 
° Le service concerné va avoir accès aux données encodées par le demandeur ainsi qu’à la vérification et aux actions de l’agent d’accueil
° Lors du traitement de la demande, une option supplémentaire permet au service de renvoyer le traitement de la demande à l’agent d’accueil (voir vidéo à 00’45).

TABLEAU DE BORD DE L’AGENT SUPERVISEUR

Accès au tableau de bord de l’agent superviseur : form.macommune.online
° Identifiant : manager@plassans.fr / Mot de passe : plassans2017

Remarques : 
° L’agent superviseur voit l’ensemble des dossiers créés (terminés, non soumis, en réorientation, en cours de correction,…)
° Pour chaque démarche, l’agent superviseur a accès à l’ensemble des détails et données (fichiers, historique du traitement, …)

RAPPEL DU NOUVEAU PROCESSUS

CAS A : Réponse directe par le service accueil
L’agent d’accueil  peut directement refuser ou accepter la demande
* l’usager est notifié
* la demande est close prête à être archivée
CAS B : Demande de correction par le service accueil
L’agent d’accueil  peut demander une correction ou complément à l’usager (notification par mail)
* l’usager est notifié,
  * la demande est en attente de correction ou complément
CAS C : Transfert au service compétent
L’agent transfère le dossier à un service tiers pour que celui-ci traite la demande.
L’agent du service sera capable de visualiser le dossier y compris les pièces jointes à la demande.

 Mode opératoire  :
Via la plateforme, l’agent Guichet sélectionne le choix « transmettre pour traitement »
* Il sélectionne l’acteur dans une liste (créé au moment de l’initialisation de la commune),
* La demande est transmise au service pour traitement via un mail, contenant un lien de reprise
* l’usager est notifié de la transmission  de son dossier « à  ….. pour traitement  »`

Le service concerné accède directement au dossier via un lien sécurisé dans le mail , il peut  :
* Consulter et/ou imprimer la demande
* Consulter les justificatifs demandés
* Demander une correction ou complément à l’usager (cf. cas B)
– l’usager est notifié,
– la demande est en attente de correction
* Renvoyer le dossier au service « accueil guichet unique » (cas d’un mauvais aiguillage)
* Refuser ou accepter la demande
– l’usager est notifié
–  la demande est close, prête à être archivée

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